Hoewel meestal niet zo opvallend, is Finance wel een sleutelfunctie in uw organisatie. Het loopt goed en u vertrouwt op de maandelijkse management informatie, het debiteurenbeheer, de tijdige salarisbetaling, enz.

Maar wat als het nu even niet goed loopt? Een financieel directeur, manager of controller, kan (on)verwacht tijdelijk of voor langere tijd niet beschikbaar zijn. Projecten vragen te veel extra tijd, wat ten koste gaat van het reguliere werk. Verdere automatisering, en zeker nieuwe software, doet niet altijd meteen wat u er van verwacht. Die problemen hebben invloed op de hele organisatie. Opgelopen achterstanden leiden tot een onbetrouwbare administratie waardoor u geen inzicht meer heeft. Uw leveranciers bellen om betaling, maar of uw klanten u betaald hebben weet u niet. En het is nog maar de vraag of de voorraad die in de administratie staat ook daadwerkelijk aanwezig is. Uw accountant waarschuwt en de bank belt.
De directie moet “in control” zijn en blijven. Dan kan alleen met hulp van een goed functionerende administratie.

Incidenten hebben natuurlijk een negatief effect op de financiële positie van de onderneming, maar ook een grote impact op de administratie. Na brand, computerstoringen of fraude moet de administratie worden gereconstrueerd. Natuurlijk heeft u een back up maar hoe oud is die? En heeft u de garantie dat die ook bruikbaar is? U wilt zo snel mogelijk weer in bedrijf zijn.

Ook grote projecten kunnen een zware wissel trekken op uw organisatie.
Grote investeringen wilt u onder controle houden en het in bedrijf nemen vergt aanpassing in de organisatie. En dus in de administratie.
Overname van een concurrent/collega vergt een gedegen analyse en voorbereiding. Na boekenonderzoek en het afronden van de overname wilt u de nieuwe vestiging(en) integreren in uw organisatie. Ook dat is een behoorlijke en tijdrovende klus. Heeft u daar de juiste mensen voor?
Andersom kan natuurlijk ook: een derde partij die uw onderneming wil overnemen en heeft een lange lijst met vragen ten behoeve van het boekenonderzoek. U wilt dit snel beantwoorden. Die antwoorden moeten wel juist en consistent zijn. U wordt er immers op afgerekend.

Heeft het bovenstaande u aan het denken gezet?

Voorbeelden zijn makkelijk gemaakt maar komen wel uit de praktijk van 30 jaar internationale ervaring. Tijdelijke deskundige ondersteuning van Oostdam-Advies waarborgt de continuïteit van de administratie als sleutelfiguren (tijdelijk?) niet beschikbaar zijn. Daarnaast is Oostdam-Advies beschikbaar voor ondersteuning bij grote projecten, overnames, het oplossen van problemen en het herstellen van de administratie.

Bij alle opdrachten wordt een gestructureerde aanpak gehanteerd:

1. Een snelle inventarisatie van de huidige situatie en de optredende problemen.
2. Samen met de directie stellen wij heldere doelen.
3. Vervolgens wordt een stappenplan opgesteld met heldere taken, verantwoordelijkheden en tijdschema. Waar nodig wordt dit in goed overleg gedurende het proces bijgesteld als verdere bevindingen daartoe aanleiding geven.
4. Van opgetreden fouten wordt de achterliggende oorzaak van de fout gezocht. Dit leidt tot aanpassingen waardoor herhaling wordt voorkomen.
5. Vrijwel gelijktijdig wordt bekeken of de organisatie en processen aan een nieuwe situatie moet worden aangepast.
6. Ondertussen wordt aan het herstel van de eerder opgetreden fouten gewerkt. Er moet aan het einde van het project immers een volledige, juiste en controleerbare administratie kunnen worden overlegd.
7. Als laatste volgt een administratieve controle. Deze kan daarna worden gevolgd door een controle van een externe accountant.